martes, 22 de febrero de 2011

SAP: Modificando la Division de un Activo Fijo sin necesidad de realizar traslado

Actualización 01: Por alguna extraña razón los links de las imágenes están rotas. lo arreglare próximamente.

Actualizacion 02: 24 Octubre 2012, Modificación del Post para Agregar imagenes faltantes.

Actualizacion 03: 18 Febrero 2016, Modificación del Post para Agregar algunas imagenes.

14 Jesús es el Hijo de Dios, y es nuestro gran Jefe de sacerdotes, que ha subido al cielo. Por eso debemos seguir confiando en él. 15 El diablo le puso a Jesús las mismas trampas que nos pone a nosotros para hacernos pecar, sólo que Jesús nunca pecó. Por eso, él puede entender que nos resulta difícil obedecer a Dios.
16 Así que, cuando tengamos alguna necesidad, acerquémonos con confianza al trono de Dios. Él nos ayudará, porque es bueno y nos ama.
Hebreos 4:14-16

Continuando con temas de SAP ahora vamos con el ultimo cangrejo solventado:

Vamos con un poco de base teórica:
SAP tiene entre sus objetivos asegurar la continuidad en sus balances (Balance General) a nivel de centro de beneficio y/o de balances por división (si activa éstas opciones), por ésto y por la gestión dependiente de tiempo que realiza de manera estandar a estos objetos (repito lentamente: debido a que SAP mantiene una trazabilidad de la asociación que ha tenido a lo largo del tiempo entre un Activo Fijo y los diferentes centros de costos [y por ende la División y Centro de Beneficio] responsables de los gastos de depreciación o amortización {activo tangible e intangible respectivamente}, entonces:), en el momento que existe la necesidad de realizar un cambio a nivel de Centro de Beneficio o de División en el Dato Maestro de un activo fijo: SAP te presenta un BONITO mensaje de error. Ésto es porque SAP evita que se realizen operaciones que echen a perder descuadren el balance.


Desde luego, si modificaciones de éste tipo son necesarias: para solventarlo hay varias opciones:
  • Realizar un traslado de Activo Fijo dentro de la Sociedad: esta es la solución más común, se traspasan todos los valores de origen y fechas de capitalización, ajustes, entre otros; PERO existe el detalle: que ésta operacion requiere de UN NUEVO NUMERO DE ACTIVO FIJO (AF Receptor) lo que puede acarrear problemas de auditoría (se ha demostrado que los auditores en promedio: tienen graves problemas de abstración) porque no entienden que si bien el numero de activo es nuevo, existe unas claves de movimientos (300 y 310) que se aseguran de trasladar correctamente todos los valores del activo; o también un nuevo número de activo puede ser problemático (depende del sistema externo usado) para el cálculo de los Ajustes por inflación.
  • o Modificar el Status campo en el dato maestro para que sea OPCIONAL... no lo he probado, pero aparte de que seguramente descuadra/desajusta el Balance General, es una solución MUY RANCHO
  • o Hacer un Z ... oh SAP mío... que han hecho con tu ERP?... mejor pegate un parche.
  • o Hacerlo como Díos manda: BIEN!:
De todas las cosas que me ha tocado aprender con SAP, ésta es quizás una de las que más satisfacción me ha dado: sólo tarde una pocas horas en averiguarlo y sólo usé el help.sap.com 

Veamos que dice SAP con respecto a las modificaciones de la división en el dato maestro del activo:


Documentación de proceso Modificaciones en los datos maestros Localizar documento en árbol de navegación Objetivo
Los diferentes tipos de modificaciones de datos maestros requieren un manejo diferente en el sistema. Estos tipos diferentes aparecen en una lista a continuación:

  • Desea modificar información normal del registro maestro y entradas referentes a la valoración.
  • Quiere cambiar asignaciones temporales a unidades organizativas que no son relevantes al balance (por ejemplo, el centro).
  • Quiere cambiar imputaciones temporales por unidades organizativas que son relevantes al balance.












Las unidades organizativas relevantes al balance en este contexto son la división y el centro de beneficio. El sistema determina el centro de beneficio para el activo fijo indirectamente basado en el centro de coste del bien patrimonial. El centro de coste también se puede asignar a una división. Por lo tanto, en este sentido el centro de coste también es relevante al balance.
  • Desea modificar la imputación del bien patrimonial a la clase de activos fijos.
Flujo de procesos Modificación de la información del registro maestro normal
Puede modificar la información del registro maestro de activo fijo normal cambiando sencillamente el contenido del campo en el registro maestro de activo fijo. Cambio de unidades organizativas no relevantes al balance
También se pueden hacer imputaciones temporales de un bien patrimonial a las unidades organizativas que no son relevantes al balance directamente en el registro maestro de activo fijo. Tiene que registrar el período de tiempo para la modificación. Puede que tenga que introducir también un nuevo intervalo de tiempos. Modificación de unidades organizativas relevantes al balance
Hay dos maneras de modificar la imputación del activo fijo a unidades organizativas relevantes al balance (esto es, lo que al cambiar la imputación a una división o al modificar el centro de coste, afecta a su vez al centro de beneficio).
  • El primer método consiste en modificar la imputación utilizando el movimiento de datos maestros. Sin embargo, sólo puede utilizar este método si no se gestionan como temporales los campos de datos maestros División y Centro de coste. Puede configurar la división y el coste como independientes del tiempo en el Customizing de la Contabilidad de activos fijos. Seleccione Datos maestros.
Cuando se modifica una de estas unidades organizativas en el registro maestro de activo fijo, el sistema crea automáticamente un documento de traslado con el alta y la baja, así como otro de modificación de datos maestros. El sistema usa la fecha de sistema como la fecha estándar de contabilización por defecto para el documento creado de forma automática. Sin embargo, puede cambiar también esta fecha de contabilización utilizando una sustitución (consulte Validación y sustitución).
No es posible cambiar sólo un intervalo de tiempo particular. Tampoco es posible la modificación que entra en vigor en una fecha concreta. Por estas dos razones, el sistema no puede crear un historial para la imputación a un centro de coste/centro de beneficio. Después de que se haya efectuado una modificación, el sistema visualiza la nueva división o el nuevo centro de coste/centro de beneficio en todos los reports siguientes (incluso si el report es para un período de tiempo anterior a la modificación).
  • La otra opción es cambiar la imputación de división o del centro de coste/centro de beneficio contabilizando una transferencia de activos fijos a un nuevo registro maestro, antes que hacer la modificación en los datos maestros de activos fijos.
Debe utilizar este método si gestiona como temporales los campos de datos maestros División y Centro de coste. Cuando utilice este método, el sistema visualizará la división o el centro de coste que sea válido para el período de tiempo dado en todos los reports. No importa cuál de estos métodos utilice; el sistema asegurará la continuidad en sus balances de centro de beneficio y de balances de división.
Modificación la clase de activos fijos
La modificación de la clase de activos fijos únicamente es posible contabilizando una transferencia a un nuevo registro maestro de activo fijo.
Clarísimo no? más claro no cantan  Dietmar Hopp, Klaus Tschira, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner y Claus Wellenreuther; ésto último no es broma, esta bástante especifico, pero resumiendo:
  1. Para realizar esta reclasificación de la división de manera automática sin necesidad de generar un nuevo numero de activo: se debe activar al gestión independiente de tiempo de las unidades organizativas relevantes para la generación de Balance General (en este caso, la solución es inversamente proporcional al título de la misma)
  2. Lo anterior tiene una implicación importante: PERDEREMOS LA TRAZABILIDAD DE LOS CENTROS DE COSTOS QUE FUERON RESPONSABLE DE DICHO ACTIVO FIJO, personalmente considero que esto es moco de pavo comparado con la ganancia que se tiene.
  3. Ademas la fecha de contabilización del documento de reclasificación será la fecha de ejecución de la Modificación (a menos que usemos una regla de sustitución)
¨...así que: advertíos estais todos vosotros hoy aqui.¨

Ok, burlas aparte, la configuración es de lo más sencilla: usen la transacción ORFA (IMG para FI-AA), y lleguen como se muestra:
Configurando desde ORFA


 La trasacción directa no la he derivado, pero si se la saben por favor compartanla en los comentarios,

Activando Unidades Organizativas dependiente del Tiempo



Como ven, solo deben marcar la Sociedad a la cual van a desactivar dicha gestión.


....TARÁNNNNnnnnnn... !!!
Ahora son unos expertos! Felicitaciones!


Vamos a ver un caso patÉtico de la vida real:


1.Modifiquemos el Activo:

Modificando AF con la transaccion AS02


2. Cambiemosle el Centro de Costo (uno de una división distinta):




Antes de Modificar el Centro de Costo/Division

Recordemos indicar "SI"

Estado Final



3.Guardemos


Listo, Ahora son unos expertos!
Mensaje de COntabilizacion de los cambios.



5.Veamos el documento



Documento FI de la "reclasificación"




Como ven, este es un documento muy similar al de un traslado de activo: se reclasifica la cuenta de ALTA de la Clase VEHICULOS (en este caso), y reclasifica la cuenta de DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHICULOS; con la gran diferencia de que el auxiliar es el mismo pero intercalando la DIVISION respectiva.

BONUS TRACK
Cuando visualizen el activo fijo vía Asset Explorer (AW01N) se darán cuenta que se ha contabilizado un traslado: clase de movimiento 310 y 300 pero usando el mismo activo:
Visualizando los cambios en Asset Explorer (AW01N)


Como siempre, espero que sea de ayuda.

DIOS LOS BENDIGA!